Have you ever thought you heard your phone buzz or ring only to discover when you look at the screen there is no notification or phone call? Is checking your phone the last thing you do before bed and the first thing you do when you get up in the morning? Do you respond to every text message the minute it comes in?

If you can relate to any of these experiences, you could suffer from what Larry Rosen, an expert in the field of the psychology of technology, calls an “iDisorder” – a problem marked by the overuse of technology that can zap your productivity at work and increasingly erode your personal life.

“Just because your phone feels like it's beeping at you urgently, there's no rule that says you have to constantly check it,” said Rosen, former chair of the psychology department at California State University, Dominguez Hills, who continues to study the topic of technological distractions.

While anyone who has a smartphone or computer is susceptible to these distractions, those who work in academia may find that it’s particularly hard to reduce interruptions from technology – whether it’s from receiving an increasing amount of emails from their students day or night, or through collaborating round-the-clock with colleagues on research or a project.

Part of the constant distraction is due to the addictive nature of checking for messages and notifications, said Terri Kurtzberg, an associate professor of management and global business at Rutgers Business School who studies technology and its effects on the workplace. The psychological response to checking notifications on a phone, for instance, stimulates the same reward centers in the brain as heroin. The result is that our brains “get used to living on the ‘high’ associated with a constant stream of steady new information,” she said, and we constantly seek out new sources of stimulation via technology. 

Research also shows that even if you’re not using your phone but it’s within your line of sight as you try to work, productivity is reduced, she said. “Seeing a message notification can be as distracting as actually reading and responding to it,” she added.

Experts offer a variety of tips to minimize distractions from the incessant barrage of alerts and emails.

Rosen recommends that you set a schedule, such as checking messages or notifications on the half hour, and tell people in advance that you’re doing that, so they know not to expect an immediate response. Turning off alerts, except for those from a spouse or daycare, for instance, can also help eliminate the constant need to check-in.

Faculty members who teach classes not only have to deal with students who become distracted by technology in the classroom, but those who email at all hours of the day expecting an immediate response. By putting a note in your syllabus with expectations regarding communications – such as that you will only respond to emails within 24 hours and not outside certain hours – you designate boundaries for yourself that can help make you more productive, reduce stress, and help keep work out of your home life, Rosen said.

Want to be a more effective teacher? Consider developing policies regarding the use of technology in the classroom. Citing research that shows those who take notes with pen and paper learn and retain information better than electronic note takers and that open computers can distract students regardless of whether they are using them, Kurtzberg has developed classroom ground rules.

“We need to be in control of the messy question of distraction in our classrooms,” she said. “I, personally, have a strict no-technology policy in my classes. No phones, no laptops for taking notes. Nothing.” 

For those whose jobs closely require the use of technology, diminishing distractions can be difficult but achievable.

“I am a big proponent of minimizing work after normal hours,” said Andy Shaw, director of enrollment communications at York College of Pennsylvania. “I'll answer something if I happen to have a minute, but mostly, I'm putting my phone down when I walk through the door at home and not bringing my laptop out. No one has ever died in higher ed for not responding to an email confirming you'll be on tomorrow's conference call.”

When it comes to being productive, focus is key.

“I've found that when I really want to focus, I keep my phone on silent, I close my door, and I close my browser,” he said. “Having tabs open is to maintaining focus as a bag of Oreos in your cupboard is to staying healthy.”