我在与很多说中文的朋友在互通电邮中发现，他们中很多人使用电邮的方式与世界其他地方的人不同。很难说其他地方的人或说其他语言的人的方式就一定正确了；但有可能换一种方式使用电邮，会使说中文的朋友的效率更高一些。

先说最重要的。

双向互动

电邮可以是单向传递信息式，也可以是双向互动式。广告邮件是单向传递信息的一个例子。如果是在谈论什么事，或只是问个好，在收到电邮后应该要立即回一个。那怕没什么说的，也要回一个；可以简单到一句话"收到，谢谢"。除非有意想要留下机会以后可以说"从没收到过你的电邮"，或"我已两天没有开机了，刚刚才看到您的电邮……"。如果对方的电邮涉及到的问题不是立刻就可以回答的，正确的作法是，还是应该立刻回他一个；用词可以是"收到，谢谢。查明后再回答你"。不回电邮的结果是，对方会认为：

1．      你架子大，不愿与他来往。
2．      电邮传错了地址，或什么技术原因你没收到。
3．      你装着没收到，或装着没这回事。

猜测和误会那是一定的了。话说回来，与说其他语言的人相比，有话不明说和缺乏双向互动，确实是中国大陆人的一大语言缺损。同样说中文的台湾人，香港人和新加坡人基本上没这个问题。可能是因为他们的中文造诣没那么深之故。问题是，在商品社会中继续维持这份娴熟造诣是要付出经济上的代价的。

再说第二重要的。

回邮应在原件的上部

你的回邮应该包含你收到的原来的电邮，并且，你的回邮应在原件的上部而不是下部。曾有人讨论过回邮要不要附原件的问题，反对的主要依据是附原件会使电邮越来越大。这是不对的。现代生活节奏越来越快，有时你可能与同一人在同一天内发十几个电邮讨论不同的问题，如果每一个都是新起头的电邮，有些事情不仅会记不住，而且还会串主题。当然，如果你的电邮是关于一个新的主题的话，电邮应该是新起头的。

你的回邮应在原件的上部而不是下部，是为了保证收件人在看你的回邮时，可以不用重复看以前的附件，并且可以立刻看到你回邮的内容。当附件越来越多，邮件越来越大时，你的回邮在原件的上部变得特别重要。

以下的都是一些次要问题。

免费的电邮还是公司的电邮

用免费的电邮地址好还是自己公司的电邮地址？常见的免费电邮地址包括gmail.com，
yahoo.com，hotmail.com和sina.com。到底哪个好呢？见任见智。只是，用自己公司电邮地址的人，如果一旦被炒了鱿鱼，电邮账户内中记录的地址和内容就可能会永远丢失。并且，以后逐个通知亲朋好友们，"我又换了新公司和电邮了"，也不是件愉快的事。所以，最好是，公事用公司的地址，私事就用一般不会变的电邮地址。

抄送地址Cc和密送地址Bcc 的用法

收到"抄送地址"的邮件，回不回是你的事。如果你是"密送地址"中的收件人，看过就可以了，不必回邮。当你要给很多人都发同样的电邮，但又不想让收件人之间知道还有谁收到了同样的电邮，你可用"密送地址"Bcc；在"收件人"和"抄送地址"留出空白即可。

电邮账户取名

开电邮账户时怎样取名？[email protected]这样的电邮名可透露了太多的隐私了：我叫陈毅，生于1970年12月15日，住在中国；多半还是一个从没出过国的男人。取名的要点是：
1.      看不出你的国家和地区；不能用@sina.com和@yahoo.com.cn这样的地域性很强的网站域名。
2.      电邮名不应包含姓，名，生日，电话号码等信息，除非这是你的公开的商业服务电邮。
3.      注册姓名时只用笔名。这不是叫你欺骗。首先，那些提供服务的电邮公司本不该向你要姓，名，生日，电话号码，地址等隐私资料。向你要这些资料的目的只是为了他们自己的商业目的而已。记住，没有哪家公司真正能做到绝对保证你的资料不会外泄。

至少要有两个电邮地址

有时会需要将自己的电邮地址告诉自己并不熟悉的人；例如当你在一个新网站上注册开户时，新网站往往会要你填写你的电邮。人家会怎样使用你的电邮地址，你是控制不住的。结果是，你以后会收到大量的垃圾邮件。所以，你至少需要两个电邮地址，一个是给你信得过的人，一个是给陌生人的。

收件箱Inbox的管理

要有效地管理你的电邮，就要及时处理收件箱。立刻删除或回邮。回邮后马上将这个邮件移到其他的文件夹中。这样，下次一看到收件箱就知道有多少新邮件要处理。如果邮件太多来不及处理怎么办？开一个新文件夹"待处理"。每次处理邮件时，立刻处理紧急邮件，非紧急全部移到"待处理"中，有空再处理。

定期查看

大部分免费的电邮账户都要求用户定期登入，不然的话账户就会被取消。切记！

定期备份 Backup

如果你的工作和生活已相当依赖因特网，那电邮的定期备份是很重要的。如果你的电邮都还在网上，那备份应做在你的计算机中。如果你的电邮都已下载在自己的计算机中，那备份应做在另一台计算机中，或在网上。如何做？留给大家讨论。

最后祝大家效率高，生活好。