第四节  科学化时间活用法

你可能没有米开朗基罗的艺术天分，或是莫札特的音乐天赋；你可能也不像保罗·盖蒂之类的富豪那般富有。但是有样东西，你拥有的和别人一样多，那就是时间。

你的一天，和莎士比亚或爱因斯坦的一天，同样是24 小时。善用你的时间，莫蹉跎。因为这一分钟过去了，就永远过去，不再回头。

如何善用你的时间呢？开始要先学习如何说：“不！”培养一种能力，礼貌地拒绝那些你没有时间、缺乏天分，或没有真正兴趣的活动，这点非常重要。

每一个人都知道时间的重要性，但即使拥有充分的时间，却无法将它有效运用，也是枉然。善于利用时间的人，常能在短时间内比别人完成较多的工作。

处在现今知识日新月异的信息时代，人们常因繁重的工作而紧张忙碌。

如果想调剂自己的生活，就必须学会善于利用时间。无论是在工作或学习方面，若能以最短的时间，做更多的事，那么剩下的时间就可以挪作他用了。

因此，善于利用时间，不仅可以完成许多事情，更能拥有轻松自在的生活。

我们也许会对于社会上那些著名的企业家、政治家感到怀疑：他们每天有那么多事情要处理，却还能将自己的时间安排得有条不紊；不但能看看自己喜欢的书籍，以休闲娱乐来调剂身心，并且还有时间每年带着全家出国旅行好几次。难道他们一天不是24 小时吗？正确答案是：他们比别人更善于利用时间。

其实他们也并不是有什么特别好的方法，和旁人不同的只是——他们非常重视时间，并将之有效运用。换句话说，他们不认为时间是“量”，而认为它是“质”。在现今竞争激烈、分秒必争的有限时间内，“质”的充实是非常重要的，这是他们有效使用时间的不二法则。

那么，如何有效利用时间呢？安东尼·罗宾提出了一些科学化时间活用法，以供大家参考。

一  起床时间的使用方法

（一）利用音乐提高一天的效率

“一日之计在于晨”，早晨起床时心情如何，对一整天的工作效率有很大的影响。但是有不少人即使闹钟响了，却还赖在床上，早晨对这些人而言实在是头痛的时间。

倘若在前一天睡前，先将自己喜欢的音乐录音带放入录音机中，再安置好定时开关，起床时间一到，音乐自然传出来。

如此一来，仿佛在睡梦中听到轻快的音乐，自然醒来之后，心情也会随之愉快起来。

录音机具有各种功能，连音响都是高性能的。买一台放在寝室内，选择一些自己喜欢的音乐来听，其实是非常简单的。

对于不喜欢闹钟铃声的人，或者即使在床头摆了好几个闹钟却仍然叫不醒的人，不妨试试这个方法。喜欢古典音乐的人如果一大早从帕瓦罗蒂的《四季》中醒来，想必今天的心情一定会很好，工作效率也不错吧！这个方法也可以当作是一种睡眠学习法，例如学习外国语言的人，可以选择外语课程录音带，又兼具了学习的功效。

（二）起床前先想好今天应做的事

从醒来之后，开始起床、洗脸、吃早餐、到出门上班为止，这是一天之中最忙碌的时间。

再加上无法提早起床，这段时间是很难悠闲度过的。

首先将上班前的这段时间分为两部分：一部分是从醒来到起床，一部分是从起床到出门为止。

这样分法是为了在每一个时段内，安排不同的使用目的。

先是从醒来到起床的这段时间，醒来之后不必立刻起床。躺在床上，将一天的工作先做好安排，或者思考一些疑难问题的处理方法。等到将所想的事情都整理妥善之后，再起床。

换句话说，一天内要做的事情在床上已经都做好了安排。

这个方法有以下的几个优点：第一、在寝室中没有任何妨碍思考的声音或事物，可以安静地思考问题。

而且这时在寝室中只有自己一人，不会受到干扰。

第二、躺在床上这个姿势使人非常舒适，很容易就想出好点子。工作上如果发生什么行不通的地方，利用早上这段时间，很容易找到解决的对策。

但是，有一种人如果醒了不立刻起床，躺在床上问题还没有想出答案，瞌睡虫却又跑出来了。这种人最好不要让自己赖在床上。

第三、利用早晨的“杂用时间”与小孩沟通。

从起床到出门的这段时间称为“杂用时间”。

这个时段要做的事包括洗脸、换衣服、吃早餐。上班族大多必须花很长的时间来通车，出门前这段时间不够用时，往往只好牺牲早餐。

懂得善用时间的人不应只将这个时段用来处理杂事，还应用来和小孩共处、沟通。当然无法刻意地挪出时间，只是和小孩一起刷牙、或吃饭，听听孩子说话，就足以建立亲子之间的感情了。

一起刷牙、换衣服，还可以谈谈天，实在是节省时间的好方法。

如果你每天都必须加班，回到家已经是深夜，孩子们都已睡了，找不到谈话的机会，你不妨找一个适当的时间，从办公室拨电话回家，利用电话和孩子长谈一番。

电话也是一个沟通效果很好的工具。对于忙碌的上班族而言，很难得有时间来陪陪小孩，可以试着活用早上的“杂用时间”，或者在夜间使用电话作战。

二  携带物品的管理方法

（一）将携带物品放进一个袋子内，统一管理

为了合理地使用时间，最好能将所要携带的物品，放置在最容易取得到的地方。

经常看到很多人喜欢提着很多个皮包或纸袋，不仅提起来不方便，而且很容易放了就忘记带走。有好几个袋子在找东西时也非常麻烦。

一般人每天必带的东西包括工作用的文件、笔记、小钱包、地图、眼镜、雨伞、备忘录等等。

除此之外还有很多，因时因地不同，尤其以出外旅行时所携的东西最多。

无论所携东西的多寡，最好都只装在一个袋子内，而不要同时提好几个袋子，费时又费事。

将所有东西都装在一只袋子内，如果发生紧急情况时，携带会非常方便。

例如突然被派遣到外地或国外出差时，袋子一提，就可以出发了，一定不会有手忙脚乱的情形发生。而且，只提这个袋子，不用再带别的东西，就不可能半路掉了东西。

（二）步行到车站有益健康

因为现在交通太方便，很多人往往一走出家门，伸手就要招计程车，连多走一步路都不愿意。其实步行是最有益健康的运动，效果甚至比慢跑或打球更好。

虽然说运动应该到公园散步，作体操，但是对上班族而言，花这样的时间活动太奢侈了，在这段时间内所做到的单单只有运动而已。

以步行的方式上班则不同了，不但能达到上班的目的，还兼具运动的效果。实在是节省时间的好方法。如果你住的地方距离办公室非常远，至少每天也要花十分钟走到车站。

太花时间的运动，例如高尔夫球之类，对上班族而言实在是抽不出时间来参与。为了健康着想，与其每周、或每月特意花一、两小时来做激烈运动，不如每天早上步行十分钟。

（三）提早一个小时出门，有效运用通车时间

大多数的上班族每天早上都必须花费一段不算短的通车时间。如果家住得较远，或者遇到路上塞车，往往一个多小时必须挤在公车里。这一个多小时如果用来看书或看报，不知可以吸收多少知识呢！因此最好避开高峰时间，搭乘一辆比较空的车子。

如果有座位的话，可以看报纸、或读书，虽然同样是花一个小时的通车时间，但是所获得的效果却大不相同。

一般高峰时间大多在8 点到9 点，7 点以前的车子就比较空了。提早一个小时出门，就可以得到一个小时的时间，而一年累积下来，这个差别就相当可观了。

（四）多花一点通车时间，选择换车较少的行程

当我们计划外出，而前往目的地的路程不只一种时，通常我们会选择所花时间最短的行程。

但是上班通车时就不一定是最短时间的行程最好了。多绕一点路，如果能够更有效利用车内的时间，收获会更多。

例如，前一站是公车的起站，如果在起站上车的话，一定会有位子坐。

你不妨试着往回走，到前一站去搭车，虽然多花了一点时间，但是效果却不差。

如果必须换车的话，尽量选择换车少的行程；换车次数太多时，读书常常遭到打断，效果也会大打折扣。

（五）在车内准备一张厚纸板来书写

如果是提公事箱上班的人，坐在公车上无论看书、或写点字都非常方便。

但是如果是使用手提包的人，想要将它放在膝盖上写字就非常不方便了，所以最好随身带一张厚纸板，必要时可以垫着写字。

厚纸板质地坚硬，大小适中，垫在笔记薄上非常好用。如果在车上突然想到什么值得记录下来的点子，立刻可以拿出来写，非常方便。

除了厚纸板和笔记簿之外，袋子内还要随时放置一支笔，否则也无法将临时想到的东西记录下来。

上班族难免会遇到演讲、开会等必须准备讲稿或报告的机会，但是实在很难抽出时间来执笔，以下介绍一种利用通车时间整理讲稿的方法。

第一、在汽车中如果有座位的话，就可以拿笔记出来整理。

在汽车中没有人和你交谈，也没有电话的干扰，是最适合思考和整理的时间。

第二、在汽车中写东西时，即使是想到非常片面的，或者不完整的，也要将它记录下来；事后再加以修改、削减、或整理，就可以变成一篇好文章了。

如果一开始就想要完整地写好一篇文章，最后一定很难再继续下去。

第三、一边走也可以一边作文章，当然不可能边走边写，而是要用录音机录下来。

例如每天早上从家里走到车站，左手拿着皮包，右手拿着小型录音机，想到的文章就可以立刻录进去。

现在的电器不仅价格便宜，功能也非常精良，录音、停止、倒转、重录只要用拇指轻轻一按就可以了。

到了办公室之后，再将录音带交给秘书，请他帮忙用文字处理机、或打字机打印出来。

结束一天的工作，坐在回家的公车上时，再将它过目一次，需要修改的地方再订正一下。

这个方法并不限于在上班的途中，出差时坐在汽车或飞机上也可以说是一个节省时间的好办法。

（六）养成在通车时间看备忘录的习惯

在一天的早晨将当天的行程确定出来后，这一天才能过得充实而有收获。

确定好开会、约会的时间，安排工作的顺序，考虑好应指示部下的工作，如此一天的业务才能顺利进行。这些工作都可以利用通车时间。

在公车上将备忘录的日程表过目一遍。如果是早上，就安排一天的日程；如果是晚上，就检讨一下当天未完成的工作，作为第二天工作的参考。

虽然每天只花5 分钟的时间，但是对工作效率的影响却非常大。

（七）在车内读书时，先装好闹钟

坐在公车内，如果太过专心看书的话，很容易就坐过头了。但是如果老是在意着下车时间的话，又无法集中注意力来看书。

所以不论是在车上读书、看资料、或写稿，先将手表的闹钟调到下车前一点点的时间。

如此一来，搭车的短短10 分、20 分之内也可以安心地读书，而且如果太疲倦的话也可以安心地睡一下。

除此之外手表还有许多的功用，当然你必须先拥有一个多功能的手表，例如具有简单计算的功能。

对于上班族而言，实在有必要买一个实用性的手表。

一般女性戴手表都喜欢将数字盘戴在手腕的内侧，不但在车内看书时可以用余光瞄一眼；在与人商量事情时，也可趁对方不留意之际，偷偷看一下时间。

三  工作的安排方法

（一）讲求效率，也兼顾人情味

有人误解效率的真谛，以为讲求效率就是废话少说、公事公办，毫无人情味可言。和这种人打交道根本谈不上意见交流，充其量只是交换信息而已。

喜好此道的人颇以“专业作风”自诩。在他们心目中，关心别人的子女或是休闲度假，是白白浪费生命。

其实，这么做非常不符合时间的经济原则。少谈私事或许真能节省更多时间办正事，但可能留下一种印象：你是个不值得共事的朋友。

对事可讲效率，对人可不可讲效率呢？有个年轻人，一度对追求效率十分着迷，每天的行程都安排得相当紧凑。

到后来，日程表居然已细分到以分钟为单位。记得有那么一天，诸事顺利，他依计划洗车、借书..但到了“与女友分手”这一项，事先的计划完全被打破。

原本他只安排了10 至15 分钟打电话，向女友解释一切。没想到，解释了一个半小时，还难以收场，因为女友实在无法接受这突如其来的打击。此事证明，对人不可讲效率，对事才可如此，对人讲效率要看某一行为是否有效。

（二）避免无谓的电话捉迷藏

但愿别人在电话“捉迷藏”上浪费一分钟，你就能收入一分钟，那么不出一年，你就能像英国女王一样富可敌国。有太多时候，你打电话找某人，可是对方却：

·不在办公室里

·正在开会

·正在上洗手间

·走开了不在位子上这就是电话捉迷藏。

这种事在所难免，因为人不可能拴在办公桌前分秒不离。但是有两个最起码的原则，可以避免这种一而再、再而三的追踪游戏。

一、如果是对方的助理、秘书（或家人、室友）接的电话，务必打听何时可以联络到此人。

二、留话时别忘了请对方在某个时刻或某个期间回话，如果暂时联络不到你，也告诉接电话的人一声。

（三）效率也具有感染性

有效运用时间必须靠群策群力。

就算是为时间而竞争，也需要群体的合作。就以时间竞争最显著的例子——赛跑来说。

在跑道上，为突出领先群雄的选手，必须有某种形式的团体合作加以配合。首先，有人必须在起跑之后就一马当先，这算得上是一种难得的牺牲，因为除了短跑，在其它赛跑项目中一马当先的，通常都不会第一个抵达终点。

比赛期间，又需要有人亦步亦趋的跟着最后夺标的选手，使他不敢稍有懈怠。

到最后冲刺阶段，更需要有人给他威胁，激发他更深层的潜能与意志，奋力向前，最终赢得冠军。

即使是世界级的选手，如果没有势均力敌的竞争者在场，也跑不出杰出的成绩。

运动场上的状态，也可应用在日常办公室中的运作中。有些公司一开始步调就放得很慢，不论是由上而下，还是由下而上造成的，在此种环境中，怎能有效率可言？相比之下，有些公司却一味追求效率，毫不松懈，不论是否面临特殊状况，永远处在备战状态中。

假如现在请秘书过来，交给她一堆文件复印，她却看到身为主管的你斜倚着椅背，双腿搭在办公桌上，手里还把玩着魔术方块。想想看，她免不了也是把文件往桌上一堆，就径自喝起咖啡，然后先打几个私人电话再说。

她为什么要认真努力呢？老板都如此散漫，秘书何必拚命呢？部属当然是追随上司的作风。

但是，如果秘书走进来，发现你已经在拟下一个指示，自然就不敢怠慢。

因为她知道还有更多工作要处理，容不得拖延。想当然就会采取不同的态度，说不定会立刻快步奔向复印室。

当然，这其中带有争口气的成份，不过那是同心协力的“争”，彼此目标是一致的。等过完一整天，你可以对着已完成的工作，诚实地对秘书说：“今天我们的表现都不错。”这样的结果，是她激励你更积极，而你激发她更有效率。

这种相互影响的状况随时发生在生活的各个层面当中，无怪乎打哈欠或是跷脚都具有传染性。或有意或无意，人都有模仿与善变的心性，时时度量着、附和着同伴的步调与节拍。

（四）作决定宁可慢，不可轻率

迟缓的决定总比草率的决定更恰当；不作决定比作错误的决定要好得多。可惜大多数人宁可求快不要慢，宁可犯错也不愿有所保留。

如果发觉这其中有冲突矛盾之处，那就对了。在这追求速度的时代，人人都是速度至上、效率第一。想要迅速有效地作决定，结果很可能适得其反。

凡是可以缓一缓的决定，就该缓一缓；人必须极力抑制自己的冲动、草率。

可惜许多人办不到，或因为缺乏耐心、等不及，或由于其他原因，总之是要求立见分晓，于是我们被迫作出匆匆的决定，被迫不假思索地回答对方草率提出的问题。如此行事十分危险。

安东尼·罗宾指出，延缓决策过程的诀窍在于，要相信不作决定或不能作决定，其实并不会带来不良的后果。

美国医生或处理预约挂号的美国护理人员，最擅于此道。你急着找医生时，打电话去，结果如何？你根本不会直接找到医生，一定是护士先来接听，问个相关的问题，然后告诉你最快也要两周后才能轮到你就诊。

她会问：“要上午来还是下午？”很平静的又把决定权推回给你。

说穿了，护士所问的是：你是否宁可讨人厌烦非立刻来看医生不可？还是可以等上两星期，到时候病痛可能早已不治而愈？医生都知道，病人大部分的不舒服都还不到必须立即处理的地步，所以也最懂得拖到更多症状时再作决定。

这个办法太棒了。医生可借此依自己的步调来处理问题，不必受制于病人。这个原则在十之八九的情况下都适用。

商场上也有同样的例子。曾担任《时代》周刊主编八年的卡夫说过，每周部属所提出来的问题，有半数他都任其悬而不决。但这并不表示他优柔寡断，主编的工作绝对是“决策密集”的。他每天要面对不下数十个疑难杂症，这可不是该先给谁打电话、该给哪些人回话、或到哪里午餐之类芝麻绿豆的小事；他每一个决定都会影响到一群遍布世界各地的一流人才。

一旦他决定要报导某个主题，就会引起一大群记者、编辑、撰稿人员及摄影记者一连串的动作，同时也会引发一系列其它的决定。在主题决定后，他还得决定由谁执笔，篇幅多长，要配合哪些照片及由谁来拍摄。杂志中的每一页都有许多细节要处理，每周六的截稿时间又一分一秒地逼近。办公室人来人往，都是拿问题来请示他的。

最后，为了维持判断力，为了不受杂事干扰，也为了控制预算，他干脆顺其自然，不作决定。以目前世界情势与新闻事件瞬息万变的状况，不出所料，这些所谓迫在眉睫的问题多半会自然而然地消失，要不就换个方式又出现。且不论是哪一种结果，当初若下了决定，此刻也已失去意义。

卡夫举例说明：“如果有人极力推荐某个题材，但是我没有把握，就先搁一边凉一凉，宁愿晚一天再着手，也比指派某人去做以后才发现错误，又必须重来要好得多。”

（五）洞悉对方的“阳谋”

第二个延缓决定的诀窍是：好好了解为什么对方老是逼着你快快下判断。

这方面最典型的例子就是倍受业绩压力的业务人员。在一月或一季结束之前，业务人员的业绩总是最好，因为他们总会运用各种策略逼迫客户快些点头，包括降价、给予各种优惠或来个清仓大拍卖。

通常在这种情况下，顾客反而更要犹豫不决，逼得业务人员不得不作更多让步，才算精明。

当有人逼着我们当机立断时，我们会感受到那种压力。但有时候对方手法高明，丝毫不露痕迹，就很难察觉其动机。

IMG（美国国际顾问管理公司）总裁麦考梅克手下就有这么一位主管，无论是对外作公关或与新闻界打交道，绝对是一把好手。他最有兴趣的就是安排麦考梅克上电视或接受报纸专访，打打知名度。

可惜麦考梅克素来不喜接受访问，也没有太多时间耗在这上面。这位主管却不断催着麦考梅克把一项项访问排入日程表，有时甚至几个月前就要排定。麦考梅克不愿那么早就被时间绑得紧紧的，可是这位主管总说，这是为公司、为客户好，说起来仿佛他帮了公司大忙。

过了好一段时间麦考梅克才发现，其实是麦考梅克在帮他。不断安排麦考梅克曝光可使他在新闻界面前显得很有办法。麦考梅克决定得愈快就愈显得他有能耐。换言之，他牺牲麦考梅克的时间来争取个人在新闻界的地位。

一旦觉悟到这一点，以后再要延后或拒绝访问时，麦考梅克心中就不再觉得歉疚。

近年来，又出现第三种因素，迫使决策的速度必须加快，那就是高科技。

文字处理机使各种文件充斥，造成一种信息相当充分的错觉。

传真机使得再细微末节的事，也显得十分紧急。

快递服务也使人不得不立即反应，当机立断。

华盛顿在英法北美殖民地战争期间，与手下将领有过一段快速反应的历史。

当西部边境发生拓荒者集体被杀的惨案时，消息往往要数周或数月才传到华盛顿耳中。华盛顿接到通报后必然万分震怒，气得拍桌子，并且要求立即还以颜色。他火速发出命令，要求立即增兵，往西部支援。

但是以1780 年的通迅技术与交通工具，军令移动的速度如同牛步。待人员集合好、装备好、训练完毕，已是数月后的事了。那时华盛顿的气已消，原来十万火急的事也不那么急。国家有限的资源应运用在更有价值的用途上。

这一切不禁令人怀疑，新式的办公室科技，是否正驱使我们对于应该三思而行的决定，反而草率从事。

（六）上班前将一天的工作安排好可提高效率

举个例子来说，如果比别人早一个小时起床，早一个小时出门，到了上班时间为止，你就能悠悠哉哉地多看了五、六张报纸了。如此一来，你就能比别人先获得最新情报，对工作帮助颇多。

而且早一点出门上班，可以有更充裕的时间来安排一天的行程。

无论是什么工作，如果没有适当的安排，一定无法获得太好的结果。因此早上早一点出门，就会有一段空出来的时间，可以用来安排工作，使工作进行更顺利。

安排工作虽然很花时间，但是会提高效率，结果所花的时间反而更短。

（七）详细列下该做的工作，并决定工作顺序

在安排工作时，不必安排得太详细，如此可使工作具有某种程度的弹性，进行起来比较顺利。

有的人习惯将工作时间安排得很紧凑，一件事接着一件事。看起来似乎很合理，实际上却是非常没有效率的方法，因为这种作法会让人觉得束手束脚的。如果工作未完成时时间就到了，势必要将工作中断；如果提早将工作做完了，就只好干瞪着办公桌了。

以下介绍一种安排工作的方法。

首先将一天应做的工作全部写在笔记簿上，如果前一天有未完成的工作，当然也要加上去。写完之后，再从头到尾仔细看一次，并决定出工作顺序。

但是排定的工作并不是一成不变的，一边做的时候可以一边修改。

例如，假设中午有一个约会，不一定要先吃过饭再去碰面，可以和对方相约一起吃饭，边吃边谈事情。

这样就可以同时做两件事，多出来的时间可以用来做别的事情。

（八）将工作分类

所有的工作应先分类为“只有自己才能完成的工作”和“他人也可替代的工作”。

在安排工作的先后顺序时，一定要紧紧记住这个原则：只有自己能胜任的工作委托给他人，或者可以交付他人的工作由自己亲手来做，都是一种损失，工作效率也会因此而无法提高。

如果是主管级的人可能会拥有私人秘书，帮助整理一些非常繁琐的工作，也就能更有效地运用时间。但是一般职员请不起秘书，只好将工作委托给部下、同事，或家人来代劳。

剪报、整理档案之类的工作连小孩子都会做，尽可能交给别人，自己应该做更重要的工作。

（九）事前的热身工作最好能与工作本身有关

为了使一天的工作能顺利地进行，无论如何一定要先做好事前的热身工作。

有的人喜欢在工作前先看一遍当天的报纸，这也算是一种热身工作。

但是，倘若事前的热身工作与工作之间有着密不可分的关系，往往会对工作有帮助。在有限的时间之内，为了使工作的进行更有效率，最好是尽可能早一点进入工作状况。

例如，一大叠非读不可的会议记录摆在眼前时，不妨先看一遍目录。

如此一来，在实际开始阅读正文时，效率一定会大大地提高。

如果该做的工作太多，不知从何下手才好时，先将工作逐条列于纸上，然后再来仔细挑选。

（十）需要对方尽快回应的工作最先处理

每天早上，开始上班的第一件工作最好是先整理需要对方回应的事，早一点联络以防对方回应太迟。

早上联络的事情，往往到中午才有回应；倘若中午才联络的事情，恐怕要拖到第二天才有回应了。虽然只差二、三小时，往往却迟了一整天。

为了防范这个损失，联络工作就变成一天之中最重要的事项了。

另一件事情是指示要委托部下的工作。

如果忘了指示就开始自己的工作，等到察觉时再说，部下一定会认为这是不重要，而且不急的工作。为了避免因此而造成太大的损失，上班之后应该立刻进行指示工作。

先决定好哪些工作是要委托别人的，然后再来安排自己的工作的先后顺序，有效而灵活地运用时间。

（十一）事情委托他人时应说明做法及意图

旧式的管理方法注重权威，上司在对部下发号施令的时候往往只说：“你去做××吧！”省略了前后的说明。这种做法很难传达命令的意图，因此很容易出错，产生令人不满意的结果。在委托别人帮忙时，一定要将做法和意图说明清楚。

例如，请秘书代为购买飞机票时，不要说：“请买某月某日某时到纽约的机票。”最好改说：“我想要在某月某日某时某分抵达纽约某饭店，请你帮我买一张机票。”前者说法万一那一班机客满，秘书买不到机票，也只好无功而退了。但是后者将意图表达得非常清楚，即使没有最恰当的班机，他也可以非常有弹性地购买前一班机的机票。如此将目的和意图说明清楚，可以减少失误，并且增加效率。

（十二）若希望尽早获得工作报告应事先说明

现在不只是“等待指示型”的人很多，“等待催促型”的人更多。

如果将工作交代清楚之后，就静待结果的人，始终是等不到部属的工作报告，开始加以催促之后，所得到的答案竟是“我还没开始呢！”或者是“我以为这件事不急。”虽然延迟报告是不对的，但是指示者也有不当之处。

为了防止这种“失误”再度发生，尽早知道工作结果，在交待工作时应先说明清楚，如此一来，部下也非常希望将工作早一点结束，可以向上司报告工作结果，就不用再苦苦地焦急等待了。

只差短短的一两句话，就可以节省时间，提高工作效率。

精疲力竭的时候是难以妥善处理事情的。

约会则安排在下午比较恰当。

通常与人约会要比在办公桌上办公少花一点头脑，不太容易疲倦。

看过的信件就登记在人事资料之中，例如收到搬家、更换地址、结婚、生日、死亡通知等，告知各种变化的信件时，都应转记于人事资料之中。

这些信件虽然看过了，但不应立即丢弃，最好能放在一个固定的地方，保存一定的期限之后再丢弃。

如果立刻将原始资料丢弃，一旦发生事实误差或转让错误时，想要确认就非常困难了。

整理信件无论是在家里、或在办公室，脚边最好先放一个废纸篓，不要的东西随手就丢，可以省去再检查一次的时间。

四  敢于说“不”

若要集中精力于紧急的要务，就得排除次要事务的牵绊，此时需要有说“不”的勇气。

有位夫人曾被选为社区活动的主席，可是既放不下许多更重要的事，又不好意思拒绝，只好勉为其难地接受。后来她请一位好友接下这个担子，对方却委婉拒绝了。这位夫人大失所望地说：“但愿我也能拒绝。”这并不是说社区活动或社会服务不重要，而是人各有志，各有优先事务。

必要时，应该不卑不亢的拒绝别人，在急迫与重要之间取舍。

麦考梅克任职大学时，曾聘用了一位极有才华又独立自主的撰稿员。有一天，麦考梅克有件急事想拜托他。

他说：“你要我做什么都可以，不过请先了解目前的状况。”他指着墙壁上的工作计划表，显示超过20 个计划正在进行，这都是早已安排下来的。

然后他说：“这件急事至少占去几天时间，你希望我放下或取消哪个计划来空出时间？”他的工作效率一流，这也是为什么一有急事麦考梅克就会找上他的原因。但麦考梅克无法要求他放下手边的工作，因为比较起来，正在进行的计划更为重要，麦考梅克只有另请高明了。

麦考梅克训练课程十分强调分辨轻重缓急以及按部就班行事。他常问受训人员，你的缺点究竟在于以下三种情况中的哪一种：

（一）无法辨别事情重要与否；

（二）无力或不愿有条不紊地行事；

（三）缺乏坚持以上原则的自制力。

答案多半是缺乏自制力。事实上，却不是这样，而是“确立目标”的功夫还不到家，而且不能由衷接受“事有轻重缓急”的观念，自然就容易半途而废。

这种人十分普遍，他们能够掌握重点，也有足够的自制力，却不是以原则为生活重心，又缺乏个人使命宣言。由于欠缺适当的指引，他们不知究竟所为何来。

五  就寝时间的使用方法

（一）不可剥夺睡眠时间

经常听人夸口说：“我可以通宵熬夜，一、两天不睡也无所谓。”这句话令人感到怀疑，当然不是怀疑能不能通宵熬夜的问题，值得怀疑的是他真的“无所谓”吗？通宵熬夜是很多人都有过的经验，但是，到底有多少人第二天还能用相同的精力来工作呢？结果必然是效率一落千丈。

中学生在准备联考时，常常会减少睡眠时间，结果读书效率反而降低；因为一直没睡好，大脑昏昏沉沉，平常只需要四个小时就可以全部做完的数学习题，变成得花六个小时了。原以为可以节省睡眠时间，没想到却反而浪费了第二天的时间。

长距离赛跑，尤其是马拉松跑，最重要的是速度的分配。如果想要在希望的时间跑完全程，不可以靠一时的冲动跑得太快，必须控制自己，守着一定的规律，按部就班地向前跑。

对于我们每天持续不断的工作或学习，很少会在短程内就看得见目标，重要的是要依照自己的速度，循序渐进地努力。如果跑得太快，损害了健康反而会使速度降低。

所以，即使工作再忙碌，也不能任意剥夺睡眠时间。以长远的眼光来看，这是最具效率的好方法。

（二）将心事用笔写出来

夜晚睡觉的时候，将电灯关掉之后，各式各样的想法会一一浮现在脑海中。如果这是在白天就已经察觉的事情的话，反复浮现在脑海中，就会使人难以成眠。

例如，想到白天被上司斥责的事情，想到明天必须安排一项会议，突然间着急、不安都会蜂拥而来。这样的经验每一个人都曾有过。

一旦这样的念头占据了心头，想挥都挥不走了。

这时最好试着将问题理出一个头绪。

到底烦恼在哪里？例如，白天受到上司斥责的话，究竟错在哪里？如果为明天的会议感到不安的话，其原因何在？将问题或理由简单罗列出来，即使当场无法想出具体的解决方法，至少也使问题客观化了，会比较放心些，然后将解决方案交由意识去思考就可以了。如果这个时候能发现具体的方法，当然是最好的。

但是，这个方法发现了之后，最好立刻写下来。写下除了备忘之外，同时也是叫自己不要再去想它了。将处理方法记录下来，如果安心感由此产生的话，就不要再胡思乱想，而扰乱了睡眠。最好能一觉到天亮，醒来之后以全副精神去面对一天的工作。

不只是挂心的事情突然想出好方法之后，要立刻提笔记录下来，想到别的事情时也应该记录，所以身旁最好摆着备忘用具。

就寝前的状态是最适合思考的。但是为了不影响睡眠，在忘记之前先记录下来，记录了之后就立刻将它抛到脑后，安心地休息。这是最有效率的方法。

（三）利用睡眠学习机来学习

一般人总认为学习外语就是要上外语补习班，或者用心制造单字卡；其实这些方法只会让人觉得枯燥乏味，不但引不起兴趣，反而会对学习产生不良作用。

“工作太忙，没有时间去英语教室上课。”“每天下班回家都累得动弹不得，哪有力气再去看教科书！”许多人在开始学习语言之前都因为这两个原因驻足，总之，光有学习的意志是不够的。学习语言的最好方法就是躺在床上学。利用睡眠学习机，在就寝前听听音乐或语言的录音带。

虽然上下班时间、或休假日也经常听，但是学习量还是不够，所以睡觉时也应持续这种听力的练习。

睡眠学习机是在空中自修的人非常强而有力的“秘密武器”，而且可以轻松愉快地学习。学习语言最重要的是每天累积的功夫，因此轻松愉快、持续不断的学习过程就更加不容忽视了。而且，即使身体和眼睛再疲倦，也不会妨碍听力的学习。当一件事做得太久，想变换一下情绪时，也可以拿录音带来听听。如此一来，可以一边休息一边学习，时间的利用更有效率了。

六  选人烟稀少的路走

这句话是斯科特·派克的书名，摘录自罗伯特·弗罗斯特于1916 年出版的诗《无人之径》。

树林中有两条岔路，我选择人烟稀少的那一条路走，因此有了全然不同的境遇。

安东尼·罗宾认为，有时候从高速公路下来，改走旁边的道路，或许会有全然不同的感受，这个道理也适用于其它的情况。走旁边的路也许要花费较长的时间，才能到达目的地，但是你会发现在高速公路上从来都不会发现的东西。你可以在晚上、周末或假日从事这种意外之旅，这都是漫游的最好时机；也可以在工作日中做意外之旅，这些路可能会带你到图书馆看看好玩的书、去高尔夫球场——前提是，高尔夫球不是你的日常活动。你要做的是异于平常所做的事情，避免你生活中的陈词滥调，试试新鲜的东西：新的工作方式、不同的广播电台、不一样的早餐。偶尔打破你的旧习，尝试新的衣着风格、不同的嗜好或度假地点。

走人烟稀少的路可以当成是在紧张忙碌的事件之后，自我奖赏的报酬，或是在重要事件之前的放松方式。

曾经连续赢得六次足球大赛的乔治亚工学院的名教练博比·多德相当了解这个技巧的潜力。当其它球队的教练每天两次严格训练他们的队员，使队员受伤、疲倦时，博比·多德的球队也一样做训练和练习，但是他们有放松的时间，他们轻松地玩橄榄球，享受在新奥尔良、杰森维尔、迈阿密的球场玩球的乐趣。这种想法管用吗？当然，他们赢得了六连冠。

漫长的人生道路要能产生一些奇妙的意外。海耶克华在成为美国加州参议员之前，已经是世界闻名的学者、大学校长、作家；他的著作《思想与行动的语言》销售数万本，并且已印制了许多的版本。有人问当时80 多岁的参议员，他希望别人如何纪念他，他作了下面精彩的回答：“我希望他们说：‘他的确没有白走一遭。’我的兴趣广泛，我对政治有兴趣，我对语言学有兴趣，我对学术生涯有兴趣，我曾经非常喜欢心理学..我拿到了人类学和爵士音乐史的文凭，我学过潜水。这个未知的世界持续不断地激励着我。

“我认为人们说：‘我是制造工具者’、‘我是牙医’、‘我是教授’就是诅咒自己提早入土。当他们要你退休的时候，你再也不是工具制造者、牙医、教授了，此时除了死亡还有什么可做的？如果这是你看待自己的态度，你真的是诅咒自己死亡。

“以我来说，我不知道我是什么..我不知道下一步会发生什么事情，但是我想要在死之前经历许多的事情。生命非常非常的短暂，所以你一定要好好活着。你问我希望历史学家在死后怎么形容我，我希望他们说：‘嗯，他没有白走一遭。’”

七  在长假中尽情玩乐

有许多人每天为了工作而疲于奔命，即使有一段长期的休假，仍然想利用这个机会来整理未完成的工作，或者再着手于迟迟没有进展的研究。

有这样的想法，其实也不能算是错误；但是却不是最正确而有效的使用休闲时间的方法。

休假是为了要使自己离开原来的工作，让疲惫的身心获得放松的机会。

因此，与其关在家里继续工作或读书，不如去旅行，过一个积极而快乐的休假。

上班族的生活往往在不知不觉间已经积压了过去的压力，如果再不找一个适当的发泄机会，很快就会像一个吹得太大的气球，随时都有可能会爆炸。

而且，即使丝毫没有感觉压力的存在，休假日继续工作或研究的话，效率也往往无法提高，休假之后更不可能会拿出最好的精神来工作。因此，休假时尽量放松自己，使身心都能获得恢复，休假后则必须更努力地工作。

若你是个怎样也无法放下工作和学习来玩乐的人，不妨利用休假的第一天来做整理的工作，然后再愉快地度过其余的休假日。

总之，好好利用长期休假，尽情玩乐，舒展身心，也可提高工作效率。